행정사법인 에이전트원(이하 '법인')은 정기자문 업체에 「해썹 운영 데스크」(이하 '프로그램')를 제공하면서 아래와 같이 개인정보를 처리합니다. 업체(식품제조업체)는 자기 직원의 개인정보에 대해 개인정보처리자이고, 법인은 업체로부터 처리를 맡은 수탁자의 지위를 가질 수 있습니다(역할 구분은 법률 검토 필요).
| 구분 | 항목 | 어디에 남나 |
|---|---|---|
| 사용자 계정 | 아이디, 이름, 역할, PIN(복원할 수 없는 해시로만 저장), 휴대전화, 이메일, 서명 표시 이름, 로그인 실패 횟수·잠금 시각, 계정 사용 기한(심사관) | 사용자 표 |
| 접속·감사 기록 | 사용자 번호, 시각, 접속 IP, 한 일(로그인·작성·수정·서명·정정·내보내기), 바뀌기 전·후 값(전화·이메일이 들어갈 수 있음) | 감사로그(고치거나 지울 수 없음) |
| 로그인 세션 | 세션 토큰, 만료 시각(14일), 화면 잠금 시각 | 세션 표 |
| 기록 서명 | 작성자·승인자 이름, 서명 시각 | 일지 기록 |
| 인력 서류 | 직원 이름, 서류 종류, 검진일·이수일, 만료일, 첨부 사진(건강진단결과서 = 건강에 관한 민감정보) | 인력 서류 표, 첨부 파일 |
| 업체 정보 | 상호, 사업자등록번호, 대표자 이름, 주소, 인증번호(개인사업자는 개인정보) | 업체 표 |
| 거래처 | 대표자 이름, 주소, 전화, 이메일, 담당자 이름·직위·전화·이메일 | 거래처 표 |
| HACCP 기준서 | HACCP팀원 이름·직급·직무·교육 이력(기준서를 올려 판독한 경우) | 기준서 표 |
| 첨부 파일 | 현장 사진, 거래명세서, 사업자등록증, 성적서, 기준서 원본(사진 속 개인정보가 함께 남을 수 있음) | 첨부 파일 폴더 |
| 출고 | 차량번호 | 출고 표 |
| 불편·개선 요청 | 올린 사람, 내용, 사진, 보던 화면 이름 | 요청 표 |
| 알림 | 알림·문자 본문(예: '[인력 서류 만료] 홍길동 건강진단결과서'처럼 직원 이름이 들어갈 수 있음), 받는 사람 | 알림 표 |
| 오프라인 재전송 | 연결이 끊겼을 때 다시 보낸 요청의 응답 사본 | 재전송 표 |
| 판독 사용량 | 사용자 번호, 서류 종류, 쪽수, 사용량(토큰) | 사용량 표 |
| 기기 저장(브라우저) | 로그인 토큰, 아직 보내지 못한 입력, 화면 설정(접힘·최근 본 기록·정렬) | 사용하는 기기 |
| 서버 오류 기록 | 오류가 난 주소와 시각 | 로그 파일(90일) |
주민등록번호·계좌번호는 모으지 않습니다. 서류 판독은 주민등록번호·생년월일·전화번호·계좌번호를 뽑지 않도록 지시하지만, 사진 자체는 판독 서버로 보내집니다(5번 참고). 건강진단결과서를 찍을 때는 주민등록번호를 가리도록 안내합니다.
| 항목 | 보유기간 | 근거·비고 |
|---|---|---|
| HACCP 기록·서명·첨부 | 법정 보존기간(HACCP 관리 기록 최소 2년 — 확인 필요) 또는 계약 기간 중 긴 기간 | 해지 때 업체 자료를 넘긴 뒤 파기 |
| 사용자 계정 | 계약 기간. 퇴사하면 사용 중지 | 기록에 남은 서명 이름은 기록과 함께 보존 |
| 감사로그(접속기록) | [정할 것: 최소 1년 이상 — 확인 필요] | 위변조 방지를 위해 프로그램이 지울 수 없게 묶어 둠. 기간이 지난 기록을 따로 떼어 보관·파기하는 방법은 아직 없음(마련 필요) |
| 로그인 세션 | 14일 | 로그아웃하면 바로 삭제 |
| 인력 서류 | 재직 중 + [퇴사 후 보관 기간 정할 것] | '관리 끝'으로 바꾸면 알림을 멈춤 |
| 서버 오류 기록 | 90일 | 자정마다 넘기고 90일 지난 파일 삭제 |
| 백업 사본(DB) | 일별 30일, 월별 36개월 | 기간이 지나면 자동 삭제 |
| 백업 사본(첨부 사진·증빙 파일) | 업체 파기 때까지 | 보유기간 자동 삭제 대상이 아니며, 업체 자료 파기 때 함께 지움 |
| 해지 후 업체 자료 | 업체 자료 내보내기 제공 후 [60일 — 제안값] 안에 파기 | 7번 파기 절차 |
법인은 정보주체의 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다. 다만 업체가 심사관(열람 계정)에게 기록을 보여 주는 것은 업체의 판단과 책임으로 합니다(심사관 계정은 사용 기한을 두고 쓰기를 막음).
서류 판독을 켠 업체에서 사용자가 판독 단추를 누르면, 올린 서류가 미국의 판독 서버로 보내집니다(개인정보 보호법 제28조의8).
| 알릴 사항 | 내용 |
|---|---|
| 이전되는 항목 | 판독하려고 올린 서류의 사진·PDF·문서 파일 내용(거래명세서·송장, 시험·교정 성적서, 사업자등록증·인증서, HACCP 기준서, 제품 서류, 장비 명판). 사진에 찍힌 이름·주소·연락처·HACCP팀원 정보 등이 함께 보내질 수 있음 |
| 이전 국가 | 미국 |
| 이전 시기와 방법 | 사용자가 판독을 실행할 때마다, 암호화된 인터넷 통신(HTTPS)으로 판독 서버(API)에 보냄 |
| 이전받는 자와 연락처 | Anthropic, PBC — [연락처 확인 후 기재] |
| 이용 목적 | 서류 내용을 읽어 입력 초안을 돌려받기(학습 등 다른 목적은 계약상 금지 여부 확인 필요) |
| 보유·이용 기간 | 이전받는 자의 API 데이터 보관 정책에 따름 — 공식 문서를 확인해 적을 것 |
| 거부 방법·절차 | 업체 대표가 설정 → 서류 판독 → '이 업체는 서류 판독을 쓰지 않음'에 표시. 표시하면 프로그램이 판독 서버를 부르지 않으며, 바꾼 사람·시각이 감사로그에 남음 |
| 거부했을 때 효과 | 사진은 첨부로만 남고 내용은 사람이 직접 입력. 그 밖의 기능은 모두 그대로 씀 |
백업 사본을 클라우드 동기화 폴더(예: 구글드라이브)에 둘 경우 그 회사(예: Google LLC, 미국)로도 이전될 수 있습니다 — [사용 여부에 따라 추가].
| 수탁자 | 맡기는 일 | 넘어가는 항목 |
|---|---|---|
| 주식회사 솔라피(SOLAPI) [상호 확인] | 알림 문자(알림톡) 발송 | 받는 사람 휴대전화 번호, 문자 본문(직원 이름이 들어갈 수 있음) |
| Anthropic, PBC | 서류 판독(5번 국외 이전과 같음) | 판독하려고 올린 서류 내용 |
| [서버를 맡기는 경우: 호스팅 업체] | 서버·저장소 운영 | 프로그램의 모든 자료 |
위탁 계약은 문서로 하며, 목적 밖 처리 금지·안전 조치·재위탁 제한·관리 감독·손해배상을 정합니다(개인정보 보호법 제26조). [위탁 계약서(부속서) 별도 작성]
전자 파일은 복구할 수 없게 지우고, 종이 출력물은 분쇄하거나 태웁니다.
정보주체는 자기 개인정보의 열람·정정·삭제·처리정지를 요구할 수 있습니다. 소속 업체 관리자에게 요청하거나 아래 보호책임자에게 연락합니다. 다만 법령상 보존해야 하는 기록(서명한 HACCP 기록 등)은 삭제가 제한될 수 있고, 정정은 '정정 이력'(사유·이전 값·새 값)을 남기는 방식으로 합니다.
이 처리방침이 바뀌면 시행 7일 전에 프로그램 화면(설정 → 개인정보 처리 안내)과 로그인 화면에 알립니다. 시행일: [기재]